Jouw dossier, rechten en privacy

In het dossier staat veel vertrouwelijke informatie. Daarom zijn er strikte regels wie een dossier kan inzien. Die staan in het Privacyreglement.

Wie kunnen een dossier inzien:

• Medewerkers van Jeugdbescherming Brabant mogen het dossier inzien als dat nodig om  hun werk te kunnen doen. Zij hebben allemaal een geheimhoudingsverklaring getekend.
• Medewerkers van instanties om het werk van Jeugdbescherming Brabant te kunnen controleren. Dat zijn bijvoorbeeld de accountant of de medewerker van het Keurmerkinstituut. Ook zij tekenen voor geheimhouding.
• Personen die in het dossier staan hebben de mogelijkheid om (delen van) het dossier in te zien. Bijvoorbeeld mensen van wie jij hulp krijgt. Zij kunnen alleen de stukken zien die over henzelf gaan.
• Ouders staan vaak in het dossier, maar zij kunnen niet zomaar jouw gegevens inzien:
  – als ouders geen gezag hebben: zij hebben alleen recht op informatie over jou op hoofdlijnen en geen detailinformatie.
  – als ouders gezag hebben:
  Dan hangt het af van de leeftijd van het kind. Ben jij twaalf jaar of ouder? Dan vragen wij ook hoe jij erover denkt als je ouders het dossier willen inzien. Ben jij zestien jaar of ouder? Dan moet jij toestemming geven om je ouders het dossier over jou in te kunnen kijken.
• Ben je cliënt en ouder dan 12 jaar? Dan kun je zelf vragen om je dossier in te zien.
• Ben je cliënt en jonger dan 12 jaar? Dan heb je geen recht op inzage in je eigen gegevens.

Ben je nu cliënt van Jeugdbescherming Brabant? Of ben je eerder cliënt geweest? Dan kun je via dit formulier inzage in het dossier vragen. Heb je het formulier ingevuld en opgestuurd? Dan ontvang je een kopie en een bevestiging van je aanvraag. Heb je een g-mailadres? Dan komt die vaak niet (goed) aan.

Staan er in het dossier dingen die niet kloppen? Dan kun je ons vragen om die te veranderen. Dat kan alleen met bepaalde gegevens, zoals een fout in je geboortedatum of je adres. Of als er een verkeerde school genoemd wordt of als er iets niet klopt met andere hulp die je hebt gehad.
Het kan zijn dat je het niet eens bent met de mening van een hulpverlener of jeugdbeschermer in je dossier. Die gegevens veranderen we niet. Je kunt ons wel vragen of jouw mening in het dossier erbij te zetten.
Als je wilt dat wij foute gegevens in je dossier veranderen, moet je ons daarover een brief sturen. In die brief moet je:

• zeggen wie je bent
• schrijven waarom je wilt dat wij gegevens veranderen
• aangeven welke gegevens volgens jou niet kloppen
• wat de juiste gegevens zijn

Stuur die brief naar jouw vestiging van Jeugdbescherming Brabant.

Wij horen graag hoe jij het vindt om cliënt van ons te zijn. Hoe ervaar jij de samenwerking met jouw jeugdbeschermer en met Jeugdbescherming Brabant? Wij vinden dat belangrijk, omdat wij zo kunnen leren hoe het beter kan.

Wij werken daarvoor met twee korte vragenlijsten. De jeugdbeschermer stuurt je een mail met een link naar die vragenlijsten. Dit zijn de vragenlijsten:

1. Wat werkt vandaag?
   Die is bedoeld om te kijken hoe een -bepaald- gesprek is gegaan. Het is niet verplicht om de lijst in te vullen, maar voor jou en voor ons goed om terug te kijken. De jeugdbeschermer kan de lijst naar jou sturen. Je kunt er ook zelf om vragen.
2. Samen Sterker
   Dit is om te kijken hoe de hele begeleiding tot dan toe is gegaan. Jij en de jeugdbeschermer vullen dit tijdens de begeleiding in.
   Wanneer krijg je deze vragenlijst:
   – als het eerste plan van aanpak er is
   – bij een verlenging van de maatregel
   – als we evalueren, dus bespreken hoe het loopt
   – als de maatregel afloopt

Dat doen we bij alle soorten maatregelen: dus bij een ondertoezichtstelling (OTS), voogdij en bij jeugdreclassering.

Jouw antwoorden komen automatisch in het dossier. Dat is dus vertrouwelijke informatie. De jeugdbeschermer bespreekt de antwoorden met jou. Dat doen we om de samenwerking met jouw te verbeteren.

Soms is het voor een goede begeleiding van jou nodig om informatie over jou aan anderen te vragen. Bijvoorbeeld aan medewerkers van het schoolmaatschappelijk werk, leraren, huisarts of jeugdarts van de GGD. Die mensen hebben meestal ook een beroepsgeheim. Zij mogen die informatie wel aan ons geven als dat belangrijk is om jou beter te kunnen helpen. Wij bespreken dat dan met jou.

Het kan ook nodig zijn dat wij informatie over jou aan die mensen geven. Dat mag niet zomaar. Wij bespreken dat met jou en vragen jou om daar toestemming voor te geven. Soms mag dat ook zonder jouw toestemming. Bijvoorbeeld aan medewerkers van de Raad voor de Kinderbescherming of aan de rechtbank als dat nodig is. In het Privacyreglement staat daar meer informatie over. We laten je altijd weten welke informatie we uitwisselen.

Er zijn wettelijke bepalingen hoe lang we een dossier mogen bewaren. Bij een jeugdreclasseringsmaatregel of vrijwillige begeleiding bewaren we het dossier tot twintig jaar na afloop. Bij een ondertoezichtstelling of voogdij bewaren we het dossier tot dertig jaar na afloop van de maatregel. In een aantal gevallen moeten we het dossier zelfs langer bewaren.

Als een maatregel is afgelopen kun je ons vragen om het dossier eerder te vernietigen dan wat de wet bepaalt. Schrijf een brief naar jouw vestiging van Jeugdbescherming Brabant. De gegevens worden dan binnen een maand vernietigd. Bij een ingewikkeld dossier kan dat wel drie maanden duren.
Als de gegevens in het dossier belangrijk zijn, kunnen we besluiten om het dossier niet te vernietigen. Bijvoorbeeld als de gegevens belangrijk zijn voor (hulp aan) iemand anders. Soms mogen we het dossier niet vernietigen, omdat de wet dat verbiedt. Ook niet als er nog een klacht of een rechtszaak loopt. We laten je het weten als dat het geval is.

Jeugdbescherming Brabant werkt met privacygevoelige informatie. Daarom zijn er richtlijnen waar wij ons aan moeten houden, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Die schrijft voor hoe we jouw privacy moeten beschermen. Dus hoe we veilig met jouw gegevens moeten omgaan. Ook moeten we voldoen aan bepaalde voorschriften. Bijvoorbeeld de NTA 7516. Die schrijft voor hoe we moeten zorgen dat we veilig mailen. ‘Gewone’ e-mail is namelijk niet veilig. Daarom hebben we maatregelen genomen om te zorgen dat we wel veilig mailen. Door beveiliging zorgen we dus dat mails met jouw informatie niet in verkeerde handen kunnen komen.

Jeugdbescherming Brabant heeft een speciale medewerker die toezicht houdt op de privacybescherming. Zo iemand heet: Functionaris gegevensbescherming (FG). Heb je vragen over privacy en vind je het antwoord niet in ons privacyreglement? Of heb je klachten op het gebied van privacy? Dan kun je een mail sturen naar ons Functionaris gegevensbescherming: gegevensbescherming@jbbrabant.nl.

Wil je snel informatie over privacy-rechten? De PrivacyApp geeft antwoord op vragen als: mag ik het dossier inzien of wat mag mijn hulpverlener vertellen aan anderen?