Uw dossier, rechten en privacy

Jeugdbescherming Brabant houdt van iedere cliënt een dossier bij. Daarin staan persoonlijke gegevens van alle gezinsleden: namen, geboortedata, adressen en Burgerservicenummers. Plus informatie over de begeleiding die Jeugdbescherming Brabant geeft.

Jeugdbescherming Brabant gaat zorgvuldig om met alle gegevens. Het dossier is vertrouwelijk. In de privacyverklaring ‘bescherming persoonsgegevens’  leggen wij u kort uit hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens en voor welk doel wij de gegevens vastleggen. We leggen u ook uit hoe u uw gegevens kunt inzien, wijzigen of verwijderen. In het privacyreglement staat beschreven wie uw dossier mag inzien en hoe Jeugdbescherming Brabant omgaat met de gegevens.

Rechten en plichten Jeugdbescherming Brabant
Ook Jeugdbescherming Brabant moet aan rechten en plichten voldoen. Die staan beschreven in het Normenkader. Een animatiefilmpje legt uit wat het Normenkader inhoudt.

+
-
Gegevens inzien

Alleen personen die in het dossier staan, hebben de mogelijkheid het dossier in te zien. Ouders staan vaak in het dossier, maar kunnen niet altijd vanzelfsprekend de gegevens van hun kind inzien, dit hangt af van de leeftijd van het kind.

  • Cliënten van 12 jaar of ouder mogen zelf hun dossier inzien.
  • Cliënten van 16 jaar of ouder mogen zelf hun dossier inzien én bepalen of ouders/verzorgers ook in het dossier mogen kijken.

Als een ouder/verzorger het dossier van een kind vanaf 16 jaar wil inzien, vraagt Jeugdbescherming Brabant eerst toestemming aan het kind.

Een ouder kan geen gegevens uit het dossier inzien als de jeugdbeschermer inschat dat dit niet in het belang is van het kind. Ook informatie in het dossier, die over andere personen gaat, (bijvoorbeeld over een ex-partner) kan alleen na toestemming van die andere persoon ingezien worden. De aanvraag voor een dossierinzage verloopt via een formulier.

Formulier downloaden

Vul het bovenste deel van het formulier in, onderteken het en stuur dit per post naar de contactpersoon bij uw vestiging van Jeugdbescherming Brabant of de vestiging waar u vroeger cliënt was. Kijk hier voor de actuele adressen van onze vestigingen. Of mail het formulier naar info@jbbrabant.nl.

Binnen vier weken krijgt u bericht óf en wanneer u kunt langskomen. Hierna geeft u aan van welke stukken uit het dossier u een kopie wilt. Op een later tijdstip kunt u die dan ophalen.

+
-
De gegevens zijn niet juist?

U kunt alleen gegevens (laten) corrigeren, die feitelijk niet kloppen. Zoals een fout in de geboortedatum, onjuiste gegevens over de school of over het verloop van eerdere hulpverlening. Bent u het niet eens met de mening van een hulpverlener of een andere beroepskracht in het dossier? Dan wijzigen we de gegevens niet, maar voegen uw standpunt toe aan het dossier.

U kunt schriftelijk verzoeken om de gegevens aan te passen. Vermeld in de brief uw naam – en de naam van uw kind als u zijn of haar gegevens wilt wijzigen – en geef aan welke gegevens volgens u niet kloppen. Vermeld ook waarom u de gegevens wilt veranderen. Stuur die brief naar uw vestiging.

+
-
Uw ervaring

Hoe ervaart u onze inzet en de samenwerking met u? Dat horen wij graag van u, zodat wij van u kunnen leren en onze samenwerking met u kunnen verbeteren. Voor het meten van uw ervaring gebruiken wij twee korte vragenlijsten. De jeugdbeschermer stuurt u een mail met een link naar die vragenlijsten.
Er zijn twee verschillende soorten vragenlijsten:

  1. Wat werkt vandaag?
    Dit is een evaluatie van een -bepaald- gesprek. Het inzetten van deze lijst is niet verplicht. De jeugdbeschermer kan de lijst naar u sturen. U kunt ook zelf hierom vragen.
  1. Samen Sterker
    Dit is een evaluatie van de begeleiding. U en de jeugdbeschermer vullen dit tijdens de begeleiding in: minimaal na het eerste plan van aanpak, de evaluatie beëindiging of verlenging van de ondertoezichtstelling en de evaluatie van jeugdreclassering of voogdij.

De antwoorden op de vragen worden automatisch opgeslagen in uw dossier. Uw eigen antwoorden zijn, net zoals het dossier, vertrouwelijk. De jeugdbeschermer bespreekt samen met u de antwoorden om als het nodig is de samenwerking met u te verbeteren.

Jeugdbescherming Brabant gebruikt de antwoorden van jeugdigen en ouders om de begeleiding te verbeteren op team-, vestigings- en organisatieniveau. Hierin is niet te zien van wie de antwoorden afkomen, met andere woorden de gegevens zijn anoniem en niet herleidbaar tot uw persoon.

+
-
Gegevens uitwisselen

Als het nodig is voor de begeleiding vragen we ook informatie van andere beroepskrachten op. Zoals schoolmaatschappelijk werk, docenten, huisarts en jeugdarts van de GGD. Bij een ondertoezichtstelling mogen beroepskrachten hun geheimhoudingsplicht doorbreken en de jeugdbeschermer belangrijke informatie doorgeven. Andersom komt ook voor. Dan informeert Jeugdbescherming Brabant beroepskrachten. We laten u altijd weten als we deze informatie uitwisselen, tenzij door latere verstrekking een strafbaar feit voorkomen kan worden, u of anderen hierdoor in gevaar komen of de rechten en vrijheden van anderen geschaad worden.

Jeugdbescherming Brabant is partner van de Zorg- en Veiligheidshuizen in de regio. Dat zijn samenwerkingsverbanden die gericht zijn op de aanpak van complexe multi-problematiek. Wanneer het nodig is dat meerdere partners samenwerken op het gebied van zorg en veiligheid, dan kan dit in het zorg- en veiligheidshuis. De samenwerking is geregeld in een samenwerkingsconvenant en de afspraken over het delen van (persoons) gegevens zijn vastgelegd in een privacy protocol.  Voor meer informatie over het zorg- en veiligheidshuis verwijzen wij u naar: website zvh

+
-
Bewaartermijnen

Er zijn wettelijke bepalingen voor het bewaren van een dossier. Bij begeleiding in het kader van jeugdreclasseringsmaatregel of vrijwillige begeleiding bewaren we het dossier  tot twintig jaar na afloop. Bij een kinderbeschermingsmaatregel zoals ondertoezichtstelling of voogdij bewaren we het dossier tot dertig jaar na afloop van de maatregel. In een aantal gevallen moeten we het dossier zelfs langer bewaren.

+
-
Vernietiging dossier

Na beëindiging van de begeleiding door Jeugdbescherming Brabant kunt u of uw kind – afhankelijk van zijn of haar leeftijd – ons vragen om het dossier eerder te vernietigen dan de wettelijke bewaartermijn. Schijf een brief of e-mail naar uw locatie van Jeugdbescherming Brabant. De gegevens worden dan binnen een maand – bij een complex dossier te verlengen tot drie maanden –  vernietigd. Behalve als de gegevens belangrijk zijn voor (hulp aan) iemand anders. Of als er wettelijke bepalingen zijn die vernietiging verbieden of wanneer er nog een klacht- of rechtszaak loopt. We informeren u hier over als dat het geval is.

+
-
PrivacyApp voor jongeren

Wil je snel informatie over jouw privacy-rechten? De PrivacyApp geeft antwoord op vragen als: mag ik mijn dossier inzien of wat mag mijn hulpverlener vertellen aan andere hulpverleners of mijn ouders?

+
-
Richtlijn geluidsopnamen

Jeugdbescherming Brabant staat toe dat er geluidsopnamen gemaakt worden van gesprekken. Als u graag een opname van een gesprek wilt maken, kunt u daar  voorafgaand aan het gesprek afspraken met de jeugdbeschermer over maken.

Voor het maken van een geluidsopnamen geldt een aantal richtlijnen:

  • eventuele andere privépersonen, die ook deelnemen aan het gesprek (bijvoorbeeld de andere ouder of jeugdige) moet om toestemming worden gevraagd voor het maken van een geluidsopname. Geeft deze persoon geen toestemming dan mag deze persoon niet opgenomen worden. De jeugdbeschermer zoekt in zo’n situatie samen met cliënt naar een passende oplossing;
  • de geluidsopnamen zijn alleen voor eigen gebruik van de cliënt bedoeld, bijvoorbeeld om later nog eens te luisteren naar wat er nu precies besproken is. Of om het gesprek met een advocaat terug te horen of om te gebruiken voor een juridische-, klacht- of tuchtprocedure;
  • wilt u de geluidsopnamen gebruiken voor een ander doel? Dan is het maken van een geluidsopname alleen toegestaan na overleg en met gezamenlijke schriftelijke toestemming van zowel de cliënt als de jeugdbeschermer en eventuele andere betrokken personen, die te horen zullen zijn op de geluidsopnamen;
  • geluidsopnamen mogen niet openbaar worden gemaakt. Bijvoorbeeld door ze te plaatsen op internet (sociale media) of verstrekt aan de krant of tv-zender. Dat geldt zowel tijdens de uitvoering van een maatregel als na afsluiting van een dossier;
  • de geluidsopname mag niet worden bewerkt of op enige andere wijze worden aangepast, door bijvoorbeeld knippen en plakken.

Beeldopnamen
Het is niet toegestaan om zonder toestemming van betrokkenen beeldopnamen te maken. Dat heeft te maken met het portretrecht.

Richtlijn geluidsopnamen Jeugdzorg Nederland
Bij het maken van geluidsopnamen gaat Jeugdbescherming Brabant uit van de Richtlijn geluidsopnamen Jeugdzorg Nederland.
Deze richtlijn is opgesteld naar aanleiding van aanvullend onderzoek van de Nationale ombudsman.
Op basis van het rapport en de handreiking van de Nationale Ombudsman is door Jeugdzorg Nederland een richtlijn opgesteld. Uitgangspunten zijn: het opnemen van gesprekken is mogelijk is, hiervoor hoeft de jeugdbescherming geen toestemming te geven en transparantie (het bespreekbaar maken van de wens voor het maken van geluidsopnamen). Daardoor kan wantrouwen naar elkaar worden weggenomen en het stiekem opnemen voorkomen worden.
In de Richtlijn geluidsopnamen Jeugdzorg Nederland wordt het recht van cliënten om geluidsopnamen te maken juridisch omkaderd. Hierin kunt u lezen over de grenzen aan dit recht en situaties waarin het maken van opnamen níet toegestaan zijn.

Uitwerking
Als u geluidsopnamen van een gesprek wilt maken, bespreek dat dan met uw contactpersoon. Daarbij is het aan te raden dat u vertelt waarom u de geluidsopnamen wilt maken.